赣南师范大学公文处理规定(修订)

发布者:发布时间:2018-04-12浏览次数:186

第一章总则

第一条根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)、《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012),为进一步推进我校党政公文处理工作科学化、制度化、规范化,制定本规定。

第二条学校党政公文是传达贯彻党和国家的方针政策、公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。各单位、各部门必须高度重视并认真做好公文处理工作。

第二章公文种类

第三条学校常用的公文有以下几类:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第四条学校党政公文一般由发文机关标志、发文字号、标题、主送机关(发文范围)、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(二)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(三)签发人。上行文一般应标注签发人姓名。

(四)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(五)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(六)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(七)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(八)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(九)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(十一)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十二)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十三)页码。公文页数顺序号。

第五条公文的版式按照《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)执行。

第六条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第七条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章行文规则

第八条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。学校党委、行政可以对上对下,对内对外行文。党委办公室、校长办公室可以分别对校内各单位、各部门行文,必要时也可代表学校对外行文。以学校党委、行政的名义行文,原则上限于传达贯彻上级的指示、决定;颁发政策性公文和规范性公文、部署全校性重要工作;向上级的请示、报告等。一般性公文以党委办公室、校长办公室名义行文。

第九条纪委、工会、团委、科技学院、附中可按照本规定的要求和工作需要,在各自的职权范围内自主行文;涉及多个部门(单位)职权范围内的事务,部门(单位)之间未协商一致的不得发文;制发的公文均应抄送党委办公室、校长办公室备案。

第十条除纪委、工会、团委、科技学院、附中外,校内机关各部门以及各教学单位不得使用本部门(单位)文件版头行文。如确有必要,有关公文经分管校领导审核同意后,可以学校党政公文字号行文。

第十一条请示、报告应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项,更不得越级行文。各部门、各单位向学校呈送的请示、报告在加盖部门公章后,一律先交党委办公室、校长办公室机要秘书归口登记,党委办公室、校长办公室根据请示、报告的内容或与有关职能部门协商提出解决意见,或呈送学校主管领导阅批。如学校领导认为应提交党委会、校长办公会研究决定的,则交由党委办公室、校长办公室根据有关议事规则统筹安排,会议通过的拟印发文件须在7个工作日内完成修改、审核、报批工作。

第五章公文字号

第十二条学校党政公文字号包括“师大党报”“师大党发”“师大党字”“师大组字”“师大文”“师大发”“师大字”“师大人字”“师大教字”“师大学字”“师大研字”“师大函字”“党办发”“党办字”“党办纪字”“校办发”“校办字”“校办纪字”等18个。

(一)“师大党报”“师大党发”“师大党字”“师大组字”为学校党委公文字号。其中,“师大党发”使用“中共赣南师范大学委员会文件”字样的文件头;“师大党报”“师大党字”“师大组字”均使用“中共赣南师范大学委员会”字样的文件头。

1.“师大党报”。适用于学校党委向上级党组织请求指示、汇报工作、反映情况、回复询问。

2.“师大党发”。适用于学校党委传达贯彻上级的重要指示和决定,颁发政策性文件,对重要事项作出决策和部署、对重要问题提出见解和处理办法。

3.“师大党字”。适用于学校党委传达上级精神、任免处级干部、部署党务工作、通报党内情况、作出党内奖惩决定。

4.“师大组字”。适用于各级党组织、党群各部门科级干部任免。

(二)“师大文”“师大发”“师大字”“师大人字”“师大教字”“师大学字”“师大研字”“师大函字”为学校行政公文字号。其中,“师大发”使用“赣南师范大学文件”字样的文件头;“师大文”“师大字”“师大人字”“师大教字”“师大学字”“师大研字”“师大函字”均使用“赣南师范大学”字样的文件头。

1.“师大文”。适用于学校向上级机关请求指示、汇报工作、反映情况、回复询问。

2.“师大发”。适用于学校传达贯彻上级的重要指示和决定,颁发政策性公文,对重要事项作出决策和部署、对重要问题提出见解和处理办法。

3.“师大字”。适用于学校传达上级精神、聘任或解聘行政处级干部、部署工作、通报情况、准予毕业、授予学位、以学校名义作出奖惩决定等。

4.“师大人字”。适用于行政科级干部的聘用或解聘,职称评聘、岗位聘用、进修培训、教职工奖惩等。

5.“师大教字”。适用于颁发教学工作制度、重要教学活动安排、教研教改立项、教学成果表彰、重点(优秀)课程确定、教研室主任任免与考核、教学督导聘任、学生学籍异动等。

6.“师大学字”。适用于颁发学生工作制度、重要学生工作安排、学生奖学金评定、学生违纪处分、学生表彰、日常教育管理等。

7.“师大研字”。适用于研究生招生、就业、奖惩、日常教育管理等。

8.“师大函字”。适用于学校与同级单位或校外不相隶属单位商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(三)“党办发”“党办字”“党办纪字”为学校党委办公室公文字号。其中,“党办发”使用“中共赣南师范大学委员会办公室文件”字样的文件头;“党办字”“党办纪字”使用“中共赣南师范大学委员会办公室”字样的文件头。

1.“党办发”。适用于以党委办公室名义传达学校党委指示或决定,印发学校领导讲话,下发有关规章制度,转发同级或不相隶属单位的文件。

2.“党办字”。适用于以党委办公室名义下发学校党委或同级部门有关工作意见或通知。

3.“党办纪字”。适用于以党委办公室名义印发学校党委会纪要。

(四)“校办发”“校办字”“校办纪字”为校长办公室公文字号。其中,“校办发”使用“赣南师范大学校长办公室文件”字样的文件头;“校办字”“校办纪字”使用“赣南师范大学校长办公室”字样的文件头。

1.“校办发”。适用于以校长办公室名义传达学校指示或决定,印发学校领导讲话,下发有关规章制度,转发同级或不相隶属单位的文件。

2.“校办字”。适用于以校长办公室名义下发或转发的学校有关工作意见或通知。

3.“校办纪字”。适用于以校长办公室名义印发学校校长办公会纪要。

第六章公文拟制

第十三条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十四条公文起草应当做到:

(一)符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现学校意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他部门或者单位职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门或者单位意见,力求达成一致。

(七)起草部门或单位负责人应当主持、指导公文起草工作。

第十五条公文文稿签发前,起草部门或单位负责人应认真审核并办理审签手续。行文内容涉及两个以上部门职权范围的,必须履行会签手续。报请学校党委、行政审议的重要公文文稿,审议前由党委办公室、校长办公室进行初核。

第十六条经审核不宜发文或报请学校党委、行政审议的公文文稿,应当退回起草部门或单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门或单位修改后重新报送。

第十七条公文应当经主管校领导审批签发。重要公文和上行文由学校党委、行政主要领导签发。党委办公室、校长办公室根据党委、行政授权制发的公文,分别由党委、行政主要领导签发;联合发文,由党委、行政主要领导会签。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。

第七章公文办理

第十八条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十九条收文由党委办公室、校长办公室机要秘书负责办理。有关领导和工作人员出差、开会带回的上级组织和有关部门编有发文字号的文件,一律先交党委办公室、校长办公室按收文程序办理:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况进行详细记载,认真填写“赣南师范大学收文处理卡”,送党委办公室、校长办公室负责人提出拟办意见。

(三)承办。批办性公文,根据党委办公室、校长办公室负责人的拟办意见分别送学校主管领导批示或有关部门办理,需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(四)传阅。阅知性公文,根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。秘密公文的传阅要严格执行保密制度。

(五)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,加强对紧急公文或者重要公文的催办,督促承办部门按期办结。

(六)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十条发文由党委办公室、校长办公室指定文字秘书负责办理。发文办理主要程序是:

(一)拟稿。涉及各部门、各单位职权范围内的事项原则上由相关部门(单位)负责拟稿,重要公文根据学校领导指示由党委办公室、校长办公室拟稿。

(二)复核。党委办公室、校长办公室对已经学校领导签批的公文进行复核,包括审批手续、内容、文种、格式等。需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(三)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、主送机关(发文范围)和印制份数等并详细记载。

(四)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(五)盖章。党委和行政的公文分别盖“中共赣南师范大学委员会”和“赣南师范大学”印章;党委办公室和校长办公室公文分别盖“中共赣南师范大学委员会办公室”和“赣南师范大学校长办公室”印章。监印员应以领导的签发和应印份数盖章,盖章后公文方能生效。

(六)核发。公文印制、盖章完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后,由党委办公室、校长办公室分发并登记备查。提倡无纸化办公,经学校领导审定批准可以在学校网上办公系统发布非密公文。

第二十一条涉密公文应当严格按照相关规定办理。

第二十二条党委办公室、校长办公室根据有关法律法规以及机关档案管理规定,以年度为单位统一收集、整理学校党政公文(含纪委、工会、团委、科技学院、附中制发的公文)及有关材料,于次年五月份之前移交学校档案馆。

第八章公文管理

第二十三条学校党委办公室、校长办公室负责统一管理学校公文处理工作。各部门、各单位应按照“统一领导、分级管理”的原则,确定一位领导分管公文处理工作,并指定专人负责公文管理工作,充分发挥公文效用。

第二十四条公文处理工作必须准确、及时、安全。严格遵守保密制度,涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行传阅、保管、清退或者销毁。公文的撤销和废止,由发文单位、上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第二十五条各部门、各单位负责人和信息员应每天坚持登录学校网上办公系统及时收阅公文并进行必要的处理,确保学校政令畅通和工作落实。对不及时收阅公文而贻误工作、造成不良后果的,学校将予以通报批评并追究有关人员的责任。

第九章附则

第二十六条本规定由党委办公室、校长办公室负责解释。

  第二十七条本规定自发文之日起施行,原有规定同时废止。



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